Достаточно начертить четыре квадрата и каждую задачу оценивать всего по двум критериям. Не приходится нагружать и так загруженный мозг дополнительными правилами и закономерностями. Как правило, их можно передать другим, словно горячую картошку, если важность не так высока, чтобы вы занимались этим сами. Например, если нужно забрать заказанный торт к празднику, пока у вас рабочий дедлайн, настаёт время искать помощников в виде друзей, родственников или курьеров. Хорошая тренировка для тех, кто стремится всё контролировать и постоянно пытается всё сделать сам, даже если при этом переутомляется.

Точное количество будет зависеть от вашей эффективности и сложности задач. В квадрат «Срочно и важно» могут попадать дела, которые внезапно возникли из-за форс-мажора или кризиса. Всегда будут происходить ситуации, которые нельзя предсказать и которыми сложно управлять.

Чем хорошая простая и лаконичная структура матрицы — для неё не требуется особых инструментов и сложного программного обеспечения. То есть, несомненно, вы можете всё это использовать, но существуют и матрица Эйзенхауэра самые простые варианты. Крепкая основа вашей занятости и залог ментального здоровья. Работа, учёба, спорт, забота о здоровье, творчество — всё, что приносит вам пользу, радость, выгоду и результат.

Фиксация Целей

Например, может казаться, что разговор с коллегами в офисе помогает ненадолго отвлечься от дел и перезагрузиться. Но на самом деле часто беседы затягиваются и становятся причиной аврала, поэтому их нужно минимизировать. Так что со временем при использовании матрицы вы научитесь вычленять задачи сектора D, сможете отказаться от них и перестанете их записывать. С помощью этой методики можно разобрать свои дела в порядке приоритетности и выполнять их в порядке срочности. Расписание составляется таким образом, чтобы большая часть времени уделялась решению важных задач.

Первый квадрат Матрицы Эйзенхауэра предназначен для важных и срочных дел. Это те задачи, от своевременного выполнения которых зависит достижение поставленных целей. Например, произошла внештатная ситуация, которая влияет на работу компании. В этом случае нужно отложить все остальные пункты и как можно быстрее решить возникшую проблему.

Для многих именно этот пункт едва ли не самый сложный. Всячески поощряется трудолюбие, контроль и самостоятельность, которые, бесспорно, являются прекрасными качествами, но в умеренном количестве. Метод Шваба пригодится руководителям, он позволяет сохранить структуру рабочего процесса, даже если случится форс-мажор. Для этого нужно пронумеровать важные задачи и расставить приоритеты, а для авральных ситуаций, которые могут возникнуть во время работы, оставить место и выделить время.

Матрицу, которая помогает сортировать задачи по степени их важности и срочности, описал немецкий эксперт по тайм-менеджменту Лотар Зайверт. Однако популярность она получила под именем президента США Дуайта Эйзенхауэра. По одной из неподтверждённых версий именно он начал первым применять матрицу приоритетов Эйзенхауэра. Настоящую популярность этой технике принёс Стивен Кови, который описал её в книге «Семь навыков высокоэффективных людей». С тех пор множество людей по всему миру планируют свой день так, чтобы выделить время на важные задачи и не тратить его на ненужные дела.

Квадрант C

Они помогут сделать таблицу, составленную по матрице, еще функциональнее и удобнее. Квадраты матрицы Эйзенхауэра — это не просто случайные скопления задач. Каждый квадрат по-особому влияет на жизнь человека и требует своего подхода. Чаще всего создателем метода называют Стивена Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей». Если один из квадратов сильно перевешивает остальные, это может привести к дисбалансу и дискомфорту в жизни руководителя. В каждом поле должно быть не более восьми дел на неделю.

Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план. Утром жена попросила Артема купить продукты домой.

Если цели сформированы правильно, тогда большинство действий, которые нужно сделать в течение дня, будут именно из этого сектора. Сюда относится большинство рабочих дел, а также цели, направленные на самообразование, семью, тренировки, домашние дела. Матрица представляет собой поле, разделённое на four части, в каждую из которых вписываются текущие дела в порядке их срочности. На доске можно передвигать задачи, если изменился их статус, и ранжировать их по приоритетности. У сервиса есть бесплатная версия — её вполне достаточно для начала работы. В ней можно одновременно вести до 10 досок для различных проектов.

Что Такое Матрица Эйзенхауэра И Как Применять Её В Тайм-менеджменте

Если работаете над задачами вместе с коллегами, можно настроить совместный доступ. Если случится непредвиденная ситуация, придется заниматься только срочными и важными вопросами. Когда закончите все, что попало в первый квадрат, можно вернуться к остальным делам. После этого советуем пересмотреть матрицу и поставить больший приоритет стратегическим задачам, которые недавно пришлось отложить. Для задач из этого квадрата нужно освобождать время и выполнять их максимально эффективно.

Как только мы поняли, где у нас важные и срочные дела, где несрочные и неважные, сразу можем запланировать, как, сколько и когда будем над ними работать. Мы уже писали об эффективных техниках тайм-менеджмента, которые дают конкретные инструменты для организации своего времени. Разнообразие техник позволяет подобрать именно тот метод тайм-менеджмента, который подходит конкретному человеку под его запросы и потребности. Для построения матрицы рекомендуется использовать разные цвета для квадрантов, отделять личные дела от профессиональных и ограничивать список дел. В бизнесе принципиально важно грамотно делегировать задачи и поддерживать коммуникацию с персоналом.

Ими стоит заниматься ежедневно, уделять максимум рабочего времени. При таком подходе вы сможете выполнять дела  конструктивно, раскрывать с их помощью свой потенциал. В данном случае в матрицу включены, как рабочие, так и личные задачи. Этот вариант подходит для фрилансеров, которые работают на дому и самостоятельно планируют своё время. 2 поле (В) – «Квадрант потенциала» или стратегический.

Каждому человеку нужен отдых и возможность переключаться, чтобы работать продуктивно. В идеале в этот квадрат задач Матрицы Эйзенхауэра нужно перенести все пункты из списка дел, которые можно делегировать. В условиях операционной деятельности нам часто кажется, что срочные важные задачи – главное.

При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными. Во-вторых, для тегов можно выбрать разные цвета, в зависимости от предпочтений. Такая внушительная цифра объясняется целым рядом преимуществ, которые человек получает от планирования. Оно развивает мышление, помогает мыслить структурно, освобождает мозг от ненужных задач, развивает концентрацию на главном. Матрицу Эйзенхауэра можно реализовать с помощью самых разных инструментов тайм-менеджмента. У опытных «тайм-менеджеров» на каждую задачу уходит не более пары секунд.

Все эти функции помогают и в бытовой жизни, но особенно они необходимы для работы и ведения бизнеса. Ведь для развития своего дела очень важна последовательность действий и четкий алгоритм работы. Только за счет этого можно наладить бизнес-процессы и, следовательно, подтолкнуть компанию к развитию. Жестко планируем время на квадрат B, а остальные задачи выполняем «в окнах» между этими блоками. Этот способ помогает непрерывно двигаться к цели, не отвлекаясь на помехи.

В процессе вы проведёте полезный анализ своих задач, который лишний раз потренирует ваши мышление и концентрацию. Обозначим каждый квадрат буквой для удобства, чтобы понимать приоритетность и маркировать задачи. Эти задачи бесполезны для достижения цели — от них можно отказаться или решать их в последнюю очередь. Идеально, если сектор А остается пустым — завалов лучше не допускать. Однако на практике в него время от времени включают несколько задач. Если таковых много и/или квадрант никогда не пустует, это говорит о серьезных проблемах с дисциплиной и планированием.

Например, навязчивая мысль выбрать новый пуховик в онлайн-магазине, потому что в старом ходить уже невозможно. Краеугольный камень матрицы Эйзенхауэра — расстановка приоритетов. А что-то можно и вовсе отменить ввиду низкой потенциальной полезности. Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, который позволяет расставлять задачи по степени важности и срочности. Если хотите знать, как расставлять приоритеты в матрице Эйзенхауэра, нужно помнить о классическом выборе людей, бережно относящихся к своему времени. Как показывает практика, они сначала выбирают квадрат В, в котором расположены важные, но несрочные дела.

• Чаще всего это задачи, которые мы по какой-то причине долго откладывали до наступления дедлайна, или внезапные форс-мажоры, чрезвычайные происшествия.
• Для многих именно этот пункт едва ли не самый сложный.
• Матрица из ежедневника может выглядеть так, как на картинке ниже.
• Есть несколько способов использовать матрицу в тайм-менеджменте.
• Сюда попадают задачи по саморазвитию и повседневная работа над важными проектами.

Тот, кто хорошо работает с этой ячейкой, может рассчитывать на то, что добьётся своих целей. Эти задачи не горят, а значит, не делаются в состоянии, близком к панике. Впервые этот метод планирования описал Лотар Зайверт в книге «Ваше время — в ваших руках» в 1984 году.

А сегодня ночью у его ребенка сильно заболел зуб, и его надо отвести к стоматологу. Также нужно следить, чтобы в квадрат А не попадали задачи, которые можно без ущерба для бизнеса добавить в другую категорию. Если относить к важным и срочным большинство пунктов из расписания, это может привести к выгоранию, а планирование потеряет всякий смысл. Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный, но отнюдь не идеальный инструмент расстановки приоритетов. Как и у других методов тайм-менеджмента, у матрицы есть свои достоинства и недостатки. Существует заблуждение, что дела в матрице нужно выполнять строго в определенном порядке.

Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата. Артем выполняет все дела в порядке приоритета — сначала задачи из квадранта A, затем — из B, C и D. Таким образом, он справляется с основными задачами в начале дня и постепенно переходит к более простым и малозначительным. Вечером, когда он выполнил все важное, Артем может спокойно посмотреть сериал и «залипнуть» в соцсетях. Преимущество этого метода в том, что не приходится использовать сложное программное обеспечение. Да, есть приложения, в которых отображается матрица Эйзенхауэра онлайн, но, как правило, для внедрения этого инструмента в свою работу достаточно листа бумаги.